A.
Sistem Manajemen
Kata
manajemen di ambil dari kata bahasa inggris yaitu “manage” yang berarti
mengurus, mengelola, mengendalikan, mengusahakan, memimpin.
Berikut pengertian
manajemen menurut beberapa ahli :
Manajemen
adalah seni dan ilmu perencanaan pengorganisasian,penyusunan,pengarahan dan
pengawasan daripada sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. (By : Drs. Oey Liang Lee )
Manajemen
adalah proses perencanaan, pengorganisasian dan penggunakan sumberdaya
organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi tang telah ditetapkan. (By :
James A.F. Stoner)
Manajemen
merupakan suatu proses khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan
serta mencapai sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumberdaya
manusia dan sumberdaya lainnya. (By : R. Terry )
Manajemen
adalah seni pencapaian tujuan yang dilakukan melalui usaha orang lain.(By :
Lawrence A. Appley)
Manajemen
adalah usaha untuk mencapai suatu tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain.
(By : Horold Koontz dan Cyril O’donnel )
Sebenarnya
ada banyak versi mengenai definisi manajemen, namun demikian pengertian
manajemen itu sendiri secara umum yang bisa kita jadikan pegangan adalah :
“Manajemen
adalah suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan, seperti perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian/pengawasan, yang dilakukan untuk
menetukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan
sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya”
Sebuah
perusahaan yang baik pasti memiliki sebuah sistem manajemen yang baik pula.
Baik dalam mengurus, mengelola, mengendalikan hal-hal yang berkaitan dengan
perusahaan.
Dalam
suatu industri khususnya industri-besar merupakan suatu komunitas yang perlu
diatur kinerjanya agar dapat berjalan dengan baik sehingga sesuai dengan tujuan
yang telah ditentukan. Contoh suatu industri kertas dengan skala
besar.sebagaimana terlihat pada banyaknya peralatan dengan ukuran yang besar,
dengan demikian tentunya diperlukan operator yang pengoperasikan
peralatan-peralatan tersebut, oleh karenanya diperlukan adanya pengorganisasian
yang baik dalam sistem tersebut.
Manajemen
Berdasarkan Sumber Daya Manusia
Pengorganisasian dari suatu komunitas tersebut diperlukan sistem manajemen.Dimana sistem tersebut harus dapat menyatukan elemenelemennya agar dapat berjalan dengan baik. Secara garis besar terdapat enam elemen sistem yang perlu diatur yaitu:
Pengorganisasian dari suatu komunitas tersebut diperlukan sistem manajemen.Dimana sistem tersebut harus dapat menyatukan elemenelemennya agar dapat berjalan dengan baik. Secara garis besar terdapat enam elemen sistem yang perlu diatur yaitu:
1. Manusia
2. Material
3. Metode
4. Mesin
5. Market
6. Lingkungan
2. Material
3. Metode
4. Mesin
5. Market
6. Lingkungan
Keenam
elemen sistem tersebut (M5L) yang saling mendukung agar dapat tercapai tujuan
dari organisasi tersebut, sebagaimana yang dapat digambar dalam bentuk diagram
tulang ikan (fish-bone) ,Sistem manajemen yang baik sebagaimana yang
digambarkan pada, harus dapat menyatukan sekumpulan karyawan(manusia) yang
bekerja secara kontinyu pada suatu industri, yang dapat mengubah material agar
dapat mempunyai nilai lebih, dengan menggunakan peralatan (mesin) dengan metoda
tertentu, dimana jumlah dari produksi material tersebut tergantung dari
kebutuhan konsumen atau pasar (market) dan juga harus memperhatikan faktor
lingkungan baik secara mikro maupun makro.
Diantara
elemen-elemen dalam sistem tersebut, yang mempunyai peran yang cukup besar
adalah manusianya, dimana dalam era sekarang ini, manusia merupakan salah satu
bagian dari sumber daya, yang selanjutnya disebut dengan sumber daya manusia
(sdm). Kolektivitas manusia dalam suatu organisasi mempunyai kemampuan (skill),pengetahuan
(knowledge), pengalaman (experience) yang berbeda.Berdasarkan hal tersebut,
organisasi dalam suatu industri (perusahaan)dapat dibedakan menjadi tiga,
yaitu: manajemen puncak, manajemen menengah dan manajemen pelaksana.
·
Manajemen puncak
Dalam sistem organisasi, manajemen puncak merupakan manajemen tertinggi, dimana orang-orang yang duduk pada posisi ini mempunyai tugas yang cukup berat karena harus memutuskan hal-hal penting dan mengatur yang menyangkut kelangsungan hidup dan keberhasilan dari organisasi atau perusahaan tersebut.
Orang yang duduk pada manajemen puncak ini biasanya disebut dengan direktur dan juga pemilik modal dalam perusahaan, atau yang tergabung dalam bentuk dewan (dewan direksi, dewan komisaris). Dewan Direksi dapat terdiri dari Direktur Utama,Direktur Keuangan dan Umum serta Direktur Produksi dan Teknik.
Dalam sistem organisasi, manajemen puncak merupakan manajemen tertinggi, dimana orang-orang yang duduk pada posisi ini mempunyai tugas yang cukup berat karena harus memutuskan hal-hal penting dan mengatur yang menyangkut kelangsungan hidup dan keberhasilan dari organisasi atau perusahaan tersebut.
Orang yang duduk pada manajemen puncak ini biasanya disebut dengan direktur dan juga pemilik modal dalam perusahaan, atau yang tergabung dalam bentuk dewan (dewan direksi, dewan komisaris). Dewan Direksi dapat terdiri dari Direktur Utama,Direktur Keuangan dan Umum serta Direktur Produksi dan Teknik.
·
Manajemen menengah
Manajemen ini terdiri dari pimpinan-pimpinan pabrik (dalam suatu industri, misalnya industri petrokimia, industri pupuk dapat terdiri lebih dari satu pabrik), atau kepala-kepala divisi. Tugas dari bagian ini adalah mengembangkan dan menjalankan rencanarencana yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak
Manajemen ini terdiri dari pimpinan-pimpinan pabrik (dalam suatu industri, misalnya industri petrokimia, industri pupuk dapat terdiri lebih dari satu pabrik), atau kepala-kepala divisi. Tugas dari bagian ini adalah mengembangkan dan menjalankan rencanarencana yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak
·
Manajemen pelaksana
Pada tingkat ini, terdiri dari personil yang melaksanakan tugas yang telah dikembang oleh manajemen menengah dan bertanggung jawab kepadanya.
Pada tingkat ini, terdiri dari personil yang melaksanakan tugas yang telah dikembang oleh manajemen menengah dan bertanggung jawab kepadanya.
Berdasarkan
keterangan tersebut, maka semakin tinggi tingkat manajemennya akan diduduki
oleh semakin sedikit jumlah personilnya, sebaliknya demikian pula sebaliknya
tingkat manajemen pelaksana terdiri dari jumlah personil yang cukup banyak, hal
ini digambarkan dalam bentuk piramida dengan kerucut. Sebalik untuk tugas dan
tanggung jawab,semakin tinggi tingkat manajemen, maka dia mempunyai tugas dan
tanggung jawab yang lebih tinggi, hal ini digambarkan dalam bentuk piramida
terbalik dengan kerucut.
Secara
umum, dalam suatu perusahaan atau industri, person (orang) yang bekerja
didalamnya terdiri dari:
Ø Pemegang
saham sebagai pemilik perusahaan (untuk perusahaan berbentuk Badan Usaha Milik
Swasta) dalam pelaksanaan tugas sehari-harinya dibantu oleh Dewan Komisaris,
sedangkan tugas untuk menjalankan perusahaan dilaksanakan oleh Direktur Utama
dibantu oleh Direktur Teknik dan Direktur Keuangan dan Umum.
Ø Direktur
Teknik membawahi bidang teknik dan produksi. Sedangkan Direktur Keuangan dan
Umum membidangi kelancaran keuangan perusahaan.
Ø Beberapa
Kepala bagian yang berada dibawah direktur-direktur diatas akan bertanggung
jawab membawahi bagian dalam perusahaan,sebagai pendelegasian wewenang dan
tanggung jawab.
Ø Masing-masing
kepala bagian membawahi beberapa seksi dan masing-masing seksi akan membawahi
beberapa karyawan perusahaan pada masing-masing bidangnya.
Ø Karyawan
perusahaan akan dibagi dalam beberapa kelompok regu yang setiap kepala regu
akan bertanggung jawab kepada pengawas masing-masing seksi.
B. Sistem Organisasi
Dalam
membangun sebuah perusahaan baru, sebaiknya tidak perlu membuat struktur
organisasi yang terlalu rumit terlebih dahulu. Yang harus menjadi perhatian
utama adalah komponen apa saja yang diperlukan oleh sebuah perusahaan baru.
Faktor-faktor
yang mempengaruhi dalam membangun sebuah perusahaan, adalah :
·
Perencanaan (Planning)
·
Pengorganisasian (Organizing)
·
Pengarahan dan pengimplementasian
(Directing/Leading)
·
Pengawasan dan Pengendalian (Controlling)
1. Fungsi
Perencanaan (Planning)
Dalam
membangun sebuah perusahaan fungsi dari perencanaan sangatlah penting. Karena
menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang
akan dating dan untuk menentukan strategi dan taktik yang tepat untuk
mewujudkan target dan tujuan organisasi.
Adapun
kegiatan yang dilakukan dalam Fungsi Perencanaan :
·
Menetapkan tujuan dan target bisnis
·
Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan
dan target bisnis tersebut
·
Menentukan sumber-sumber daya yang
diperlukan
·
Menetapkan standar/indicator keberhasilan
dalam pecapaian tujuan dan target bisnis
2. Fungsi
Pengorganisasian
Merupakan
proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan
dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan
tangguh, system dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan
bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efesien
guna pencapaian tujuan organisasi.
Adapun
kegiatan yang dilakukan dalam Fungsi Pengorganisasian :
·
Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan
menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan
·
Menetapkan struktur organisasi yang
menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggung jawab
·
Kegiatan perekrutan, penyeleksian,
pelatihan, dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja
·
Kegiatan penempatan sumber daya manusia
pada posisi yang paling tepat
3. Fungsi
Pengarahan dan Implementasi
Proses
implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi
serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung
jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktivitas yang tinggi.
Adapun
kegiatan yang dilakukan dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi :
·
Mengimplementasikan proses kepemimpinan,
pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat bekerja
secara efektif dan efisien daam pencapaian tujuan
·
Memberikan tugas dan penjelasan rutin
mengenai pekerjaan
·
Menjelaskan kebijaksanaan yang ditetapkan
4. Fungsi
Pengawasan dan Pengendalian
Proses
yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah
direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai
dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam
lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.
Adapun
kegiatan yag dilakukan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian :
·
Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian
tujuan dan target bisnis sesuai dengan indicator yang telah ditetapkan
·
Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi
atas penyimpangan yang mungkin ditemukan
·
Melakukan bebagai alternative solusi atas
berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian tujuan dan target bisnis
·
Komponen komponen yang diperlukan oleh
suatu perusahaan baru, terutama di bidang multimedia dan informatika.
C. Struktur
Organisasi Perusahaan
Struktur Organisasi Perusahaan Salah satu
faktor yang menunjang kemajuan perusahaan adalah struktur organisasi yang
terdapat dan dipergunakan oleh perusahaan tersebut. Manfaat adanya struktur
organisasi sebagai berikut :
·
Menjelaskan dan
menjernihkan persoalan mengenai pembatasan tugas, tanggung jawab, wewenang dan
lain-lain.
·
Sebagai bahan
orientasi untuk pejabat.
·
Penempatan pegawai
yang lebih tepat.
·
Penyusunan program
pengembangan manajemen.
·
Mengatur kembali
langkah kerja dan prosedur kerja yang berlaku bila terbukti kurang lancar.
Komponen komponen yang diperlukan oleh suatu
perusahaan baru, terutama di bidang multimedia dan informatika.
1. Pemasaran
dan Penjualan
Seringkali
bisnis baru bangkrut karena divisi pemasaran dan penjualan loyo. Banyak yang
merasa mampu membuat solusi multimedia dan informatika membuat usaha baru namun
setahun kemudian tutup karena tidak dapat proyek. Tugas divisi ini adalah
melakukan riset pasar, promosi, mencari prospek klien, melakukan presentasi
sampai dapat menghasilkan proyek untuk perusahaan.
2. Produksi
Meski
demikian, sebaiknya agar setiap proyek dikelola oleh Manajer Proyek yang
bertanggung jawab terhadap pelaksanaan proyek peluang bisnis baru. Manajer
Proyek ini sifatnya temporer, ada ketika ada pekerjaan, sehingga tidak perlu
ada di struktur organisasi. Namun dalam peluang bisnis baru, pekerjaannya
Manajer Proyek membawahi seluruh tim produksi seperti desainer dan programmer
sekaligus menjadi penghubung ke klien.
3. Administrasi
dan Keuangan
Divisi
ini bertanggung jawab terhadap masalah legal, administrasi, pembuatan invoice,
penagihan, pembayaran, dan masalah keuangan yang lainnya termasuk mengatur cash
flow dan membayar gaji karyawan.
Ketiga
divisi itu cukup dipegang oleh masing masing satu orang. Untuk Direksi dan
Komisaris juga cukup satu saja. Perusahaan baru dalam memulai bisnis baru
sebaiknya cukup mengkonsentrasikan pada tiga fungsi dasar tersebut. Bersamaan
dengan pertumbuhan, jika dirasa perlu melakukan reorganisasi, lakukan saja.
Dalam
membangun sebuah perusahaan baru perlu adanya sumber daya yang dapat menyokong
perusahaan tersebut agar dapat bersaing dengan perusahaan lainnya.
·
Sumber Daya Organisasi
·
Sumber Daya Manusia
·
Sumber Daya Informasi
·
Sumber Daya Fisik
·
Sumber Daya Keuangan
·
Sumber Daya Alam
Teknologi
Informasi telah mampu mengubah lingkungan bisnis menjadi dinamis dan
berinteraksi dengan perkembangan teknologi informasi yang menyebabkan
transformasi bisnis dan organisasi. Teknologi Informasi dalam perkembangannya
telah mampu berperan sebagai katalisator untuk pembentukan dan penyusunan
kembali organisasi dan berperan aktif sebagai agen perubahan yang dramatis
untuk meperoleh perbaikan yang radikal dalam kinerja organisasi, baik dalam
kualitas, biaya, pelayanan, dan kecepatan
Tipe
dan fungsi peranan teknologi informasi ini secara langsung akan berpengaruh
terhadap rancangan atau desain struktur organisasi perusahaan; dan struktur
organisasi departemen, divisi, atau unit terkait dengan system informasi,
teknologi informasi, dan manajemen informasi.
Lima
peranan mendasar teknologi informasi dalam struktur organisasi :
·
Fungsi Operasional
·
Fungsi Monitoring dan Control
·
Fungsi Planning dan Decision
·
Fungsi Communication
·
Fungsi Interorganitatial
Sumber
:
https://harefa12.wordpress.com